Politique de confidentialité

Les données que votre cabinet saisit dans la plateforme restent votre propriété. Nous ne les exploitons pas à nos propres fins, nous ne les revendons pas, nous ne les partageons avec aucune compagnie d’assurance, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Elles sont hébergées sur des serveurs situés en France et vous restituables à tout moment.

La réglementation impose de distinguer deux situations, qui n’engagent pas les mêmes responsabilités.

1. Le site actualdata.fr. Pour les données que vous nous transmettez en tant que visiteur ou prospect (formulaire de démonstration, échanges commerciaux), Actual Assurance est responsable de traitement.

2. La plateforme ACTUAL DATA. Pour les données que votre cabinet enregistre dans son instance (clients, contrats, sinistres, documents), le cabinet est responsable de traitement et Actual Assurance intervient uniquement comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD. Nous n’agissons alors que sur instruction du cabinet, dans le cadre d’un accord de sous-traitance conclu lors de la souscription.

Demande de démonstration

Nom, cabinet, adresse électronique, téléphone, taille du portefeuille. Finalité : répondre à votre demande et vous présenter le service. Base légale : mesures précontractuelles à votre demande.

Échanges directs

Messages envoyés par le chat, courriels et appels, avec les coordonnées que vous choisissez de donner. Finalité : répondre à votre demande et suivre la relation commerciale. Base légale : mesures précontractuelles à votre demande ou intérêt légitime selon l’échange.

Mesure d’audience

Pages consultées et interactions, mesurées par notre propre serveur, sans outil publicitaire tiers ni revente à des tiers. Base légale : intérêt légitime.

Les champs facultatifs sont signalés comme tels. Aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD n’est demandée par ce site.

Les collaborateurs d’un cabinet, ses apporteurs et ses mandataires peuvent, s’ils le souhaitent, relier leur agenda Google à la plateforme. La connexion passe par l’écran d’autorisation de Google, qui affiche les accès demandés avant que vous ne les accordiez. Si vous n’accordez pas tous les accès demandés, la connexion n’est pas établie et rien n’est enregistré.

Ce que la plateforme demande à Google

• Collaborateurs du cabinet :
  • voir la liste de vos agendas ;
  • voir, créer, modifier et supprimer des événements dans les agendas auxquels vous avez accès.
• Sur l’espace de l’éditeur (ACTUAL DATA) uniquement, pour ses collaborateurs : en plus, voir les disponibilités des agendas auxquels vous avez accès, c’est-à-dire leurs plages libres ou occupées.
• Apporteurs : voir les événements des agendas dont vous êtes propriétaire. La plateforme ne lit que votre agenda principal et n’y écrit rien.
• Mandataires :
  • voir la liste de vos agendas, pour choisir celui que vous partagez ;
  • dans ce seul agenda, la plateforme lit le titre, l’horaire et le lieu de vos événements ;
  • elle y ajoute, modifie ou supprime uniquement les rendez-vous posés par le cabinet ;
  • la description et les participants de vos propres événements ne sont jamais lus.

À quoi servent ces données

• Votre agenda dans la plateforme, pour les collaborateurs du cabinet : les rendez-vous de votre agenda principal s’affichent dans l’agenda de la plateforme, et vous seul les voyez. Un administrateur du cabinet peut configurer un agenda d’équipe, à partir des agendas auxquels son propre compte Google a accès. L’agenda de la plateforme montre alors, à la place, les agendas qu’il y associe, à tous les collaborateurs du cabinet.
• Rendez-vous planifiés dans la plateforme : ils s’inscrivent dans votre agenda, puis s’y déplacent ou s’y annulent.
  • Si vous le choisissez, Google envoie une invitation au client.
  • Un rendez-vous en visioconférence peut porter un lien Google Meet.
  • Un rendez-vous qu’un client prend en ligne s’inscrit dans l’agenda que l’agenda d’équipe associe au conseiller choisi, sinon dans l’agenda du premier compte du cabinet relié à Google.
• Équipe d’ACTUAL DATA : vos disponibilités servent à proposer des créneaux de rendez-vous à un prospect.
• Pour un mandataire : le cabinet voit le titre, l’horaire et le lieu des rendez-vous de l’agenda partagé, et y inscrit les rendez-vous qu’il confie au mandataire.
• Pour un apporteur : ses rendez-vous s’affichent dans son espace apporteur, et seulement là. Rien n’est inscrit dans son agenda.
• Assistant de la plateforme, pour les collaborateurs du cabinet : il prépare le résumé de votre journée et répond à vos questions sur l’agenda d’équipe.

Qui y a accès

• Vous.
• Les collaborateurs de votre cabinet :
  • les rendez-vous de votre agenda, seulement s’il est partagé dans Google Agenda avec le compte d’un administrateur du cabinet, et que cet administrateur l’associe à l’agenda d’équipe. Ils les voient alors avec leur contenu, description et participants compris, et peuvent y planifier, déplacer ou annuler des rendez-vous. Sinon, aucun collègue ne voit votre agenda dans la plateforme ;
  • pour un mandataire, le titre, l’horaire et le lieu des rendez-vous de l’agenda qu’il partage ;
  • jamais les rendez-vous d’un apporteur, qui ne s’affichent que dans son espace.
• Un mandataire ne voit jamais les agendas des collaborateurs du cabinet, ni ceux des autres mandataires. Son espace ne montre que ses propres données, dont les rendez-vous que le cabinet inscrit dans son agenda.
• Nos prestataires techniques, dans la stricte limite de la fonction que vous utilisez :
  • Anthropic, qui fournit le modèle de langage de l’assistant.
    • Pour produire le résumé ou la réponse demandée, il reçoit le nom du collaborateur, l’heure, le titre et le lieu de certains rendez-vous, jamais leur description ni leurs participants.
    • Anthropic s’engage contractuellement à ne pas entraîner ses modèles sur ces contenus.
    • Il les supprime de ses serveurs sous 30 jours au plus, ou sous 2 ans au plus pour un contenu signalé au titre de sa politique d’utilisation.
    • Ses serveurs peuvent se situer hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
  • Brevo (Sendinblue SAS, Paris), qui achemine les courriels de la plateforme et est hébergé dans l’Union européenne. La confirmation d’un rendez-vous peut en reprendre la date, l’heure, le titre et le lieu.
  • Hostinger International Ltd, qui héberge la base de chaque cabinet sur des serveurs situés en France.
• Personne chez ACTUAL DATA ne lit ces données, sauf dans trois cas :
  • avec votre accord explicite ;
  • pour la sécurité de la plateforme, par exemple l’enquête sur un abus ou un incident ;
  • pour respecter la loi.

Conservation et suppression

• Vos jetons d’accès Google sont conservés chiffrés (AES-256-GCM) dans la base de votre cabinet.
• La plateforme ne recopie pas dans sa base les événements qu’elle lit dans votre agenda. Elle conserve :
  • le nom et l’identifiant des agendas choisis ;
  • l’identifiant des rendez-vous qu’elle a créés, et le lien Google Meet de ceux qui se tiennent en visioconférence.
• Le résumé de la journée et le journal de l’assistant peuvent citer le titre d’un rendez-vous. Ils restent dans l’instance de votre cabinet.
• Un rendez-vous planifié dans la plateforme figure aussi dans l’historique du client concerné : son titre, son horaire, son lieu et, s’il y en a une, l’adresse invitée, tels que le cabinet les a saisis.
• Vous pouvez déconnecter votre agenda à tout moment depuis la plateforme.
  • Vos jetons sont aussitôt supprimés, et nous demandons à Google de révoquer l’accès.
  • Vous pouvez aussi retirer l’accès depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions).
  • Les rendez-vous déjà inscrits dans votre agenda y restent.
• À la fin de l’abonnement du cabinet, ces données sont supprimées avec celles de son instance (voir « Durées de conservation »).

Engagement d’utilisation limitée (Limited Use)

• L’utilisation par ACTUAL DATA des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la Règle relative aux données utilisateur des services d’API Google (Google API Services User Data Policy). Cela vaut aussi pour les exigences d’utilisation limitée.
• Ces données servent seulement aux fonctions décrites ci-dessus.
• Elles ne sont transmises qu’aux prestataires listés, pour fournir ces fonctions, ou pour respecter la loi.
• Elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires.
• Elles ne servent pas à développer, améliorer ou entraîner des modèles d’intelligence artificielle généralistes.

English — ACTUAL DATA's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. ACTUAL DATA does not use Google user data to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models.

Prospect sans suite

3 ans à compter du dernier contact

Client sous abonnement

Durée de la relation contractuelle

Après résiliation

Restitution puis suppression des données du cabinet dans un délai de 30 jours, sous réserve des obligations légales de conservation

Documents comptables

10 ans, conformément au code de commerce

Vos données ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées de l’éditeur. Nous faisons appel aux prestataires techniques suivants, dans la stricte limite de leur mission :

Hébergement

Hostinger International Ltd — serveurs situés en France

Fonctions d’intelligence artificielle

Prestataires de modèles de langage, notamment Anthropic, sur les seuls contenus soumis à une fonction d’assistance, sans réutilisation pour l’entraînement de modèles ; serveurs susceptibles d’être situés hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis, sous clauses contractuelles types

Acheminement des courriels

OVH SAS (France)

Envoi des courriels de la plateforme

Brevo (Sendinblue SAS, Paris) : hébergement dans l’Union européenne

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé pour l’hébergement de la plateforme. Les fonctions d’intelligence artificielle peuvent impliquer un transfert vers les États-Unis, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Les échanges sont chiffrés en transit (TLS). Les sauvegardes sont chiffrées (AES-256) et externalisées quotidiennement. Chaque cabinet dispose d’une instance et d’une base de données séparées : aucun cabinet ne peut accéder aux données d’un autre. Les accès sont nominatifs et journalisés.

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez à contact@actualdata.fr ou à Actual Assurance, 119 rue de Cambrai, 59500 Douai. Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois.

Si vous êtes le client d’un cabinet utilisant ACTUAL DATA, adressez votre demande directement à ce cabinet, qui est responsable du traitement. Nous l’assisterons pour y répondre.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

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