Logiciel CRM pour courtier en assurance : huit critères et quatre tests avant de signer

Un client d’assurance n’est pas un contact : il a des contrats, des garanties, des sinistres, des échéances et un historique. Un CRM commercial généraliste ne sait pas modéliser ça, et c’est la première chose qui coince.

Chez ACTUAL DATA

• Une fiche client unique qui réunit les contrats multi-produits, les finances et commissions, les sinistres, les réclamations, les documents, les demandes de devis et l’historique complet.
• Les échéances de contrat remontent avec une fenêtre paramétrable (60 jours par défaut), filtrables par produit, par type de contrat et par apporteur, avec un état « à traiter » qui distingue ce qui a déjà été vu.
• Les listes d’appel du jour, les anniversaires et le repérage des clients sans contrat alimentent la relance sans qu’on ait à construire un tableur à côté.

Ce que ça ne fait pas. L’outil n’appelle pas à votre place et n’envoie pas de relance commerciale sans que vous l’ayez déclenchée.

L’article L. 521-4 impose de préciser par écrit les exigences et les besoins du client, puis de motiver le conseil. La question n’est pas « le logiciel a-t-il un formulaire », mais « que restera-t-il dans deux ans ».

Chez ACTUAL DATA

• Un recueil des besoins par personne et par produit, en douze rubriques, avec la provenance affichée champ par champ — et un champ proposé par l’IA qui bloque la validation tant qu’un humain ne l’a pas repris.
• Une validation qui gèle le document avec sa date et son auteur ; des besoins qui changent créent une version suivante motivée, la précédente restant consultable.
• La fiche de recueil et le bilan de conseil se génèrent depuis ces données, partent à la signature, et leur remise est datée séparément de leur production.
• Le document d’entrée en relation se génère depuis la fiche d’un prospect ou d’un client, à partir des informations réglementaires du cabinet saisies une fois. S’il manque une mention qui le rendrait faux (numéro ORIAS, responsabilité civile professionnelle…), il ne sort pas ; sa remise est tracée avec sa date et son canal, et la date de la première remise n’est jamais réécrite.
• À côté du dossier client : suivi des 15 heures de formation DDA annuelles, registre des conflits d’intérêts, traitement des réclamations aux délais ACPR.

Ce que ça ne fait pas. Aucun logiciel ne rend un cabinet conforme. L’adéquation entre le contrat et les besoins reste votre appréciation, et votre responsabilité.

Deux obligations que personne n’a envie d’outiller, et qui se paient cher en contrôle. Le vrai critère : la preuve est-elle produite en continu, ou reconstituée dans l’urgence ?

Chez ACTUAL DATA

• Un criblage des clients contre le Registre national des gels publié par la Direction générale du Trésor, avec des correspondances nommées et un niveau de rapprochement, et des alertes à trancher.
• La déclaration des responsables réglementaires — délégué à la protection des données, correspondants TRACFIN — avec leur date de désignation.
• Côté RGPD : registre des traitements de l’article 30, demandes des personnes, registre des violations, et une procédure d’effacement outillée. Un registre aligné sur le référentiel sectoriel de la CNIL s’importe en un clic, puis se complète avec vos informations.

Ce que ça ne fait pas. Le registre n’arrive pas pré-rempli à votre nom, et le criblage ne décide pas d’une déclaration de soupçon : il signale, vous qualifiez.

C’est le poste de temps le plus sous-estimé : ouvrir les extranets un par un, se connecter, vérifier, télécharger. Le nombre de compagnies annoncé par un éditeur ne dit rien sans un test des accès et des données réellement remontées.

Chez ACTUAL DATA

• 22 extranets de compagnies sont référencés dans la plateforme. Chaque cabinet renseigne ses propres identifiants ; la validité de l’accès et les données remontées se vérifient compagnie par compagnie en démonstration.
• Les identifiants sont chiffrés dans l’instance du cabinet, et les routes qui les manipulent refusent un jeton d’API : y écrire ou en lire un reste le geste d’un humain connecté dans un navigateur.
• La remontée automatique des contrats, avenants et changements de prime dans la fiche client se déploie progressivement, compagnie par compagnie.

Ce que ça ne fait pas. Une compagnie référencée ne signifie pas que ses identifiants sont enregistrés ou que la synchronisation fonctionne. La remontée automatique avance extranet par extranet.

Saisir une fois et tarifer partout. Deux techniques coexistent sur le marché : interroger les compagnies par API, ou automatiser le parcours de leur extranet. Elles n’ont ni le même périmètre ni la même fragilité.

Chez ACTUAL DATA

• Un profil client saisi une fois, puis les tunnels des compagnies retenues lancés en parallèle ; les tarifs reviennent dans la fiche, comparables côte à côte.
• 21 tunnels de devis étaient en état de marche au 7 septembre 2026 : 9 en assurance auto, 5 en habitation, 7 en santé, sur un catalogue de 54 compagnies. Deux autres sont partiels — un tunnel auto limité aux véhicules sans permis, un tunnel santé en bêta.
• Deux façons de lancer un devis : le parcours guidé, où Léo lit les pièces et Léa compare les offres et prépare le conseil, ou le mode express, qui compare aussitôt des devis déjà obtenus et liste ce qui manque encore pour préparer le conseil.
• L’analyse comparative et le devoir de conseil se construisent à partir des devis obtenus et restent modifiables avant validation : à l’étape du conseil, Léa propose une offre et sa motivation, et la réécrit si vous en recommandez une autre. Le devis part avec une présentation détaillée quand Léa a analysé les garanties, simple sinon.

Ce que ça ne fait pas. Un tunnel dépend de l’extranet de la compagnie : quand elle change son parcours, le tunnel est remis à jour, et il peut être indisponible entre-temps. La saisie manuelle reste alors possible depuis le profil déjà rempli.

Retrouver une pièce en trois secondes, savoir laquelle manque à un dossier, et faire signer sans envoyer le client chez un tiers.

Chez ACTUAL DATA

• Une gestion documentaire native, classée par fiche client, avec les pièces chiffrées au repos et les sauvegardes chiffrées et externalisées quotidiennement.
• Une signature électronique intégrée : le PDF signé montre qu’une signature a eu lieu, et un dossier de preuve établit comment — empreintes du document avant et après, voies par lesquelles le signataire a été joint, chronologie du parcours telle qu’elle a été journalisée.
• Les documents réglementaires du cabinet (ORIAS, RC professionnelle, adhésions) sont centralisés avec leurs dates de validité et une alerte 60 jours avant échéance.

Ce que ça ne fait pas. Nous ne délivrons pas de certificat qualifié au sens du règlement eIDAS : la signature proposée est une signature électronique simple, adossée à un dossier de preuve.

Le poste où l’argent se perd sans bruit. Un bordereau non rapproché, c’est une commission encaissée qu’on ne sait pas expliquer — ou un impayé qu’on croit voir alors qu’il n’existe pas.

Chez ACTUAL DATA

• Le fichier est empreint à l’import : le même règlement ne peut pas entrer deux fois, y compris quand la compagnie livre un relevé PDF puis son détail en CSV.
• Chaque écriture est rattachée à un contrat avec la méthode qui l’a rattachée — référence exacte, référence normalisée, numéro client, nom, foyer — et la ligne source du bordereau est conservée telle quelle.
• Les détecteurs croisent la cadence de la compagnie et le fractionnement du contrat : un contrat annuel muet onze mois n’est pas un impayé.
• Steve, l’agent comptable, surveille les bordereaux attendus (manquants, en retard, totaux incohérents), repère les affaires non payées et les paiements interrompus, contrôle les taux de commission, les doublons et les reprises, et prépare le point mensuel des commissions.
• Un registre fixe, gamme par gamme, le taux et le mode de commission (précompte, escompte ou linéaire) que Lucas applique en enregistrant un contrat ; s’il manque, Lucas vous le demande une fois et le range dans le registre.

Ce que ça ne fait pas. Un écart entre le taux de votre fiche et celui du bordereau est présenté comme un écart, jamais comme un sous-paiement : seul le courtier connaît l’accord commercial.

La question qui révèle un éditeur : si je pars dans deux ans, comment je récupère mes données, sous quel format, en combien de temps ?

Chez ACTUAL DATA

• Un export en un clic produit une archive contenant vos clients et vos contrats en CSV, avec un manifeste qui indique ce qu’elle contient ; les pièces de la gestion documentaire se récupèrent depuis chaque fiche. La réversibilité est inscrite aux conditions générales.
• L’export est réservé aux comptes qui en ont la capacité et l’opération est tracée dans le journal d’audit : on sait qui a extrait le portefeuille, et quand.
• Côté entrée, une clé API dédiée permet à un générateur de leads de déposer des prospects, et un jeton d’accès personnel permet à un outil externe de piloter le CRM — c’est ainsi que notre propre assistant s’y connecte.

Ce que ça ne fait pas. Nous ne publions pas encore de documentation d’API ouverte aux cabinets, ni de catalogue d’outils pour agents. C’est un manque assumé, et d’autres éditeurs sont devant nous sur ce point.