Combien de temps un courtier doit-il conserver les documents de ses clients ?

Pourquoi il n’existe pas « une » durée

Le règlement général sur la protection des données ne donne aucun chiffre, et la CNIL le dit sans détour : « Le RGPD ne définit pas la durée précise pendant laquelle les données personnelles doivent être conservées. Le responsable doit identifier et évaluer ses besoins opérationnels, notamment en se référant aux délais de prescription sectoriels afin d’apprécier les durées de conservation au cas par cas. »

Traduit pour un cabinet de courtage : votre durée de conservation, c’est le temps pendant lequel on peut encore vous demander des comptes, augmenté de ce qu’un texte spécial impose par ailleurs. Et cette durée s’attache à la finalité, pas au document — la CNIL ouvre sa page par là : « Une durée de conservation doit être déterminée en fonction de la finalité du traitement. » Le même relevé d’information ne relève donc pas de la même durée selon qu’il a servi à instruire un devis resté sans suite ou à gérer un contrat en cours.

Le prospect qui n’a pas signé : 3 ans, à partir de quand ?

C’est la durée la plus citée, et la plus mal citée. Le texte exact de la CNIL : « en l’absence de conclusion du contrat d’assurance, dans le cadre de la gestion de la prospection, le responsable de traitement ne peut conserver les données du prospect au-delà de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect ».

Deux mots comptent. « Dernier contact » : le compteur repart à chaque échange, ce qui veut dire qu’un prospect qui revient tous les ans ne sort jamais des trois ans. Et « émanant du prospect » : c’est son geste à lui qui relance le délai, pas votre relance à vous.

La même page ajoute une réserve utile : « Pour les données pouvant permettre la constatation, la défense ou l’exercice de droit en justice, elles peuvent être conservées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (cela en application du délai de prescription de droit commun) » — celui de l’article 2224 du code civil. Attention à ne pas en faire un « 5 ans pour le contentieux » général : la phrase est écrite pour les données de prospection.

Le client qui a signé : c’est la prescription qui décide

Pour les contrats d’assurance, le point d’ancrage est l’article L. 114-1 du code des assurances : « Toutes actions dérivant d’un contrat d’assurance sont prescrites par deux ans à compter de l’événement qui y donne naissance. »

Deux ans, donc — mais ce chiffre pris seul est un piège, parce que le même article décale ensuite le point de départ dans les cas où, justement, une preuve est réclamée :

• « En cas de réticence, omission, déclaration fausse ou inexacte sur le risque couru », le délai ne court « que du jour où l’assureur en a eu connaissance ».
• « En cas de sinistre », il ne court « que du jour où les intéressés en ont eu connaissance, s’ils prouvent qu’ils l’ont ignoré jusque-là ».
• Quand l’action de l’assuré contre l’assureur a pour cause le recours d’un tiers, le délai ne court « que du jour où ce tiers a exercé une action en justice contre l’assuré ou a été indemnisé par ce dernier ».
• La prescription est portée à dix ans dans les contrats d’assurance sur la vie « lorsque le bénéficiaire est une personne distincte du souscripteur » et, dans les contrats contre les accidents atteignant les personnes, « lorsque les bénéficiaires sont les ayants droit de l’assuré décédé ».
• Une exception récente, issue de la loi du 28 décembre 2021 : les actions relatives aux dommages résultant de mouvements de terrain consécutifs à la sécheresse-réhydratation des sols, reconnus catastrophe naturelle, se prescrivent par cinq ans.

Conclusion pratique : purger un dossier deux ans après la fin du contrat revient à se priver de sa preuve exactement dans les cas où elle serait demandée — fausse déclaration découverte tard, sinistre révélé tard, recours d’un tiers. Une réserve à énoncer plutôt qu’à trancher : l’article L. 114-1 vise les actions « dérivant d’un contrat d’assurance ». La mise en cause d’un courtier au titre de son devoir de conseil n’obéit pas nécessairement au même délai — question à poser à votre assureur de responsabilité civile professionnelle.

Cinq ans de LCB-FT, qui ne partent pas du jour du document

L’article L. 561-12 du code monétaire et financier : « Sous réserve de dispositions plus contraignantes, les personnes mentionnées à l’article L. 561-2 conservent pendant cinq ans à compter de la clôture de leurs comptes ou de la cessation de leurs relations avec eux les documents et informations, quel qu’en soit le support, relatifs à leurs relations d’affaires ou clients occasionnels, ainsi qu’aux mesures de vigilance mises en œuvre. » Le même article prévoit cinq ans « à compter de leur exécution » pour les documents relatifs aux opérations.

Les courtiers en assurance figurent parmi les personnes de l’article L. 561-2, à son 3° bis, sauf ceux qui agissent « sous l’entière responsabilité de l’organisme ou du courtier d’assurance ». Trois précisions changent la mise en œuvre :

• Le point de départ n’est pas la date du document mais « la cessation de leurs relations » : un client de quinze ans qui vous quitte fait courir cinq ans à partir de son départ.
• Il ne s’agit pas que de la pièce d’identité : le texte vise les documents relatifs « aux mesures de vigilance mises en œuvre », c’est-à-dire la trace de ce que vous avez vérifié — y compris quand la vérification n’a rien donné.
• « Sous réserve de dispositions plus contraignantes » signifie qu’une durée plus longue prévue ailleurs l’emporte : cinq ans est un plancher, pas un plafond.

Deux ans pour les appels de démarchage — et un mois pour les autres

C’est la durée que les articles généralistes oublient, alors qu’elle est la plus opérationnelle pour un cabinet qui vend au téléphone. Le IV de l’article L. 112-2-2 du code des assurances : « les distributeurs enregistrent, conservent et garantissent la traçabilité de l’intégralité des communications téléphoniques intervenues avant la conclusion du contrat d’assurance, pendant une période de deux années ».

L’article R. 112-7 du même code précise ce qu’il faut dire au client dès le début de l’appel : « que, conformément à la loi, les conversations téléphoniques font l’objet d’un enregistrement et, si un contrat d’assurance est conclu, d’une conservation durant une période de deux années à compter de la signature de ce contrat », son droit d’obtenir une copie de l’enregistrement, et que s’il ne souhaite pas être enregistré, « la conversation téléphonique ne peut se poursuivre » et le distributeur doit y mettre fin immédiatement.

Le même article impose aussi l’inverse — détruire :

• « Sans délai, lorsque le souscripteur ou l’adhérent éventuel s’est explicitement opposé à la poursuite de la communication téléphonique ou à la proposition commerciale ».
• « En l’absence de réponse favorable à une proposition commerciale, dans un délai d’un mois à compter de la date de cette proposition ».
• Et, entre-temps, un accès strictement limité « aux seuls agents de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution » et aux agents mentionnés aux articles L. 511-3 et L. 511-21 du code de la consommation, à qui les enregistrements sont communiqués sans délai sur demande.

À ne pas confondre avec l’enregistrement des appels à des fins de formation ou d’évaluation des salariés. La CNIL y écrit : « Sauf texte imposant une durée spécifique ou justification particulière, les enregistrements peuvent être conservés jusqu’à six mois au maximum. Les documents d’analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu’à un an. » Cette page porte la mention « Cette page est obsolète et est en cours de mise à jour » : la durée est à reconfirmer avant d’en faire une règle interne. Deux finalités, deux durées — et la CNIL écrit qu’« une séparation physique ou logique des bases de données » est de nature à assurer le respect des principes du RGPD.

L’assurance-vie : trente ans, et dix ans avant

Le chiffre de trente ans circule beaucoup, souvent sans son point de départ. La CNIL l’écrit ainsi : « C’est le cas des contrats d’assurance vie pour lesquels le Code des assurances prévoit un délai de prescription de 30 ans à compter du décès de l’assuré pour les actions du bénéficiaire. »

Le texte d’origine est le dernier alinéa de l’article L. 114-1 : « Pour les contrats d’assurance sur la vie, nonobstant les dispositions du 2°, les actions du bénéficiaire sont prescrites au plus tard trente ans à compter du décès de l’assuré. » L’alinéa précédent pose les dix ans lorsque le bénéficiaire est une personne distincte du souscripteur. Pour un cabinet qui place de la vie ou de la prévoyance, cela veut dire que certaines pièces — désignation bénéficiaire, bulletin d’adhésion, avenants — ont une espérance de vie plus longue que l’outil qui les stocke : demandez comment vous les récupérerez, et sous quel format.

Et la comptabilité du cabinet ? Dix ans

Les durées ci-dessus concernent les données des clients ; les documents du cabinet obéissent à d’autres textes. La CNIL le rappelle dans sa fiche générale sur les durées de conservation, datée du 2 avril 2026 : « les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du Code de commerce » — c’est l’article L. 123-22, qui vise les documents comptables et les pièces justificatives. Pour un courtier, cela touche les bordereaux de commissions, les factures et leurs justificatifs : ils ne se purgent pas au rythme d’un dossier client.

Conserver ne veut pas dire « laisser dans le logiciel »

La CNIL décrit trois âges de la donnée, et c’est la partie la plus utile pour organiser un cabinet.

• La base active : la donnée sert encore la finalité pour laquelle elle a été collectée, et reste accessible aux personnes qui en ont l’usage quotidien.
• L’archivage intermédiaire : la donnée ne sert plus cette finalité mais garde un intérêt administratif ou légal — un contentieux possible, une obligation légale. La CNIL demande une séparation physique ou logique avec la base active.
• L’archivage définitif : réservé aux données conservées durablement pour leur valeur ou leur intérêt.

Traduit dans un cabinet : un contrat résilié depuis trois ans n’a pas à rester dans les écrans du quotidien, mais il n’a pas non plus à être détruit. Il doit être ailleurs, accessible à moins de monde, pour une durée décidée d’avance.

Supprimer aussi est une obligation

Le point e) du paragraphe 1 de l’article 5 du RGPD pose le principe : les données doivent être « conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Une durée dépassée n’est donc pas un excès de prudence : c’est un manquement.

Deux conséquences. Il faut savoir quoi supprimer — c’est le rôle du registre des traitements, où chaque traitement porte sa durée, et c’est là qu’un contrôle ira la lire. Et il faut pouvoir le faire : un logiciel qui sait masquer un dossier mais pas l’effacer vous met en défaut au lieu de vous protéger.

Ce que fait ACTUAL DATA

Sur ce sujet, la page produit d’ACTUAL DATA annonce « une gestion documentaire native, classée par fiche client, avec les pièces chiffrées au repos et les sauvegardes chiffrées et externalisées quotidiennement », et, côté protection des données, « registre des traitements de l’article 30, demandes des personnes, registre des violations, et une procédure d’effacement outillée », avec un registre « aligné sur le référentiel sectoriel de la CNIL » qui s’importe puis se complète.

Côté sortie, la page consacrée aux données du cabinet écrit : « Un export complet et exploitable est remis sur demande à tout moment, et systématiquement en cas de résiliation. Vient ensuite une période transitoire de trente jours calendaires au plus, qui court à compter du terme du préavis et pendant laquelle le service est maintenu, puis une période de récupération d’au moins trente jours calendaires qui débute à la fin de cette période transitoire. »

Et la limite, telle qu’elle est publiée sur la même page produit : « Le registre n’arrive pas pré-rempli à votre nom. » Un logiciel range, chiffre, exporte et efface. Il ne décide pas à votre place de la durée que vous retenez, et il ne la justifie pas devant un contrôle.

Ce que ça change, concrètement, lundi matin

• Écrivez une durée par finalité, pas par type de document : prospection, gestion du contrat, sinistre, vigilance LCB-FT, démarchage téléphonique, comptabilité.
• Vérifiez d’où part chaque compteur. « Dernier contact émanant du prospect », « cessation de la relation », « signature du contrat », « décès de l’assuré » : quatre points de départ différents dans une même fiche client.
• Traitez les enregistrements téléphoniques à part : deux ans quand un contrat est conclu, un mois en l’absence de réponse favorable à la proposition, sans délai en cas d’opposition explicite.
• Séparez la base active de l’archivage : le dossier d’un client parti depuis quatre ans doit encore exister, mais pas au même endroit ni pour tout le monde.
• Reportez ces durées dans le registre des traitements — c’est le document qu’un contrôle ouvre en premier.
• Vérifiez que votre logiciel sait effacer, et pas seulement masquer ; et demandez comment vous récupérerez les pièces d’assurance-vie dans quinze ans.
• Au moindre doute sur un dossier sensible — fausse déclaration découverte tard, sinistre ancien, recours d’un tiers —, conservez : l’article L. 114-1 fait courir le délai à partir de la connaissance, pas à partir du contrat.

Transparence : ACTUAL DATA édite un logiciel qui stocke, archive et efface exactement les données dont parle cet article — nous ne sommes donc pas neutres. Toutes les durées citées viennent de sources publiques, avec leur référence : vérifiez-les, elles sont gratuites et accessibles.

Sources : CNIL, « Les durées de conservation des données du secteur de l’assurance », page datée du 16 juillet 2021, cnil.fr/fr/les-durees-de-conservation-des-donnees-du-secteur-de-lassurance ; CNIL, « Les durées de conservation des données », datée du 2 avril 2026 ; CNIL, « L’enregistrement des conversations téléphoniques afin d’établir la preuve de la formation d’un contrat », 25 avril 2022 ; CNIL, « L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail » (page signalée obsolète) ; articles L. 114-1, L. 112-2-2 et R. 112-7 du code des assurances ; articles L. 561-2 et L. 561-12 du code monétaire et financier ; article 2224 du code civil ; article L. 123-22 du code de commerce ; article 5 du règlement (UE) 2016/679. Textes consultés le 16 septembre 2026. Cet article présente les textes applicables ; il ne constitue pas une consultation juridique sur votre situation.