Document d’entrée en relation : que doit-il contenir, et comment prouver qu’il a été remis ?

Un mot d’usage, des obligations précises

« Document d’entrée en relation », ou DER, est le nom que la profession donne à l’écrit remis au client au début de la relation. L’expression ne figure ni à l’article L. 521-2 du Code des assurances, ni aux articles R. 521-1 et R. 521-2, que nous avons lus sur Légifrance le 22 octobre 2026. Ces textes contiennent autre chose, de plus utile : la liste des informations qu’un intermédiaire doit fournir « avant la conclusion d’un contrat d’assurance ». Le DER est la manière courante de les réunir dans un seul document, que le cabinet remet à chaque client.

Ce que l’article L. 521-2 oblige à dire

« Avant la conclusion d’un contrat d’assurance, l’intermédiaire d’assurance fournit au souscripteur éventuel ou à l’adhérent éventuel des informations relatives à son identité, à son adresse, à son immatriculation, aux procédures de réclamation et au recours à un processus de médiation, ainsi que, le cas échéant, à l’existence de liens financiers avec une ou plusieurs entreprises d’assurance. » — Code des assurances, article L. 521-2, I, dans sa rédaction en vigueur depuis le 1ᵉʳ octobre 2018.

À ce premier groupe d’informations, le texte en ajoute un second, aux paragraphes suivants. Voici les deux, dans l’ordre où un client les lira.

• Qui vous êtes : votre identité, votre adresse et votre immatriculation.
• Comment se plaindre : vos procédures de réclamation et le recours à la médiation. L’article R. 521-1 précise ce que cela recouvre : les coordonnées et l’adresse de votre service de réclamation quand il existe, les modalités de recours à la médiation du code de la consommation, et les coordonnées et l’adresse de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR).
• Vos liens financiers, le cas échéant, avec une ou plusieurs entreprises d’assurance. L’article R. 521-1 demande d’indiquer, avant la conclusion du contrat, toute participation directe ou indirecte que vous détenez dans une entreprise d’assurance à partir d’un seuil de droits de vote ou de capital, et celle qu’une entreprise d’assurance, ou sa société mère, détient chez vous au-delà d’un seuil.
• Si vous fournissez un service de recommandation sur les contrats que vous distribuez.
• La façon dont le contrat est fourni (II, 1°). Si vous êtes tenu de travailler exclusivement avec une ou plusieurs entreprises d’assurance, vous le dites et vous les nommez. Si vous n’avez pas cette obligation mais que vous ne pouvez pas fonder votre analyse sur un nombre suffisant de contrats offerts sur le marché, vous indiquez le nom des entreprises avec lesquelles vous pouvez travailler et travaillez. Si vous vous prévalez d’une analyse impartiale et personnalisée, vous devez analyser un nombre suffisant de contrats pour recommander ceux qui conviennent le mieux aux besoins du client, et l’article R. 521-1 vous demande alors de nommer l’entreprise ou le groupe d’assurance qui a représenté, l’année précédente, une part de votre chiffre d’affaires supérieure à un seuil qu’il fixe.
• Votre mode de rémunération pour ce contrat (II, 2°) : honoraires, c’est-à-dire « une rémunération payée directement par le souscripteur ou l’adhérent » ; commission, c’est-à-dire « une rémunération incluse dans la prime d’assurance » ; tout autre type de rémunération, y compris un avantage économique ; ou une combinaison de ces types.
• Le montant de vos honoraires quand le client doit en payer, ou, si ce n’est pas possible, leur méthode de calcul (II, 3°).

Deux paragraphes complètent la liste. Le III prévoit que le client est informé des changements affectant l’une des informations du II lorsqu’il effectue, après la conclusion du contrat, des paiements autres que les primes en cours et les versements prévus. Le IV fixe une liste plus courte pour l’intermédiaire à titre accessoire : identité, adresse, immatriculation, réclamation et médiation, et nature de la rémunération perçue.

« Avant la conclusion du contrat » : la date qui se prouve

Les paragraphes I, II et IV de l’article L. 521-2 commencent par la même formule : « Avant la conclusion d’un contrat d’assurance ». Le texte se juge donc sur un fait précis : le client avait-il reçu l’information avant le contrat ? La date de remise est la donnée qui permet de répondre ; la date de création du document ne dit rien de ce que le client a reçu. Cette obligation n’a rien de théorique : l’un des griefs retenus par la Commission des sanctions de l’ACPR le 13 mai 2026, que nous commentons dans un autre article, portait sur les informations propres au cabinet que le client doit recevoir par écrit avant la signature, et visait les articles L. 521-2 et R. 521-1.

Avec un prospect, l’ordre est simple : on remet le document, puis il souscrit. La question se pose autrement pour un client déjà en portefeuille. Une fiche reprise d’un autre cabinet, importée d’un ancien logiciel ou entrée avant que le cabinet dispose d’un outil de traçabilité ne dit pas toujours si le document a été remis, ni quand. Le texte vise chaque contrat à conclure ; la manière de traiter un client qui a déjà reçu le document pour un contrat précédent relève de votre pratique et de l’avis de votre conseil. Pour chaque client, la question utile est plus simple : pouvez-vous montrer quand il l’a reçu ?

Sur quel support le remettre

C’est l’article L. 521-6 qui répond. Les informations fournies en application des articles L. 521-2 à L. 521-4 sont communiquées « sur support papier ». Elles peuvent l’être sur un autre support durable, à deux conditions : que ce support soit approprié aux opérations commerciales entre le distributeur et le client, et que celui-ci ait choisi ce mode de communication après s’être vu proposer les deux modalités. Un site internet est une troisième voie, ouverte si les informations sont adressées personnellement au client, ou si quatre conditions sont réunies : un moyen approprié, l’accord du client, la notification par voie électronique de l’adresse du site et de l’endroit où trouver les informations, et un accès garanti pendant une durée raisonnable.

L’article R. 521-2 ajoute que ces informations sont communiquées « de manière claire, exacte et non trompeuse », que, si un support autre que le papier ou un site internet est utilisé, un exemplaire papier est fourni gratuitement au client qui le demande, et que le distributeur vérifie que ce mode de fourniture est approprié à ses opérations commerciales avec le client. L’adresse électronique que le client fournit à cette fin, dont le distributeur a vérifié la validité, est un élément de preuve sur ce point : elle montre que le support est approprié, pas que le document a été remis. Notre article sur le devoir de conseil détaille le piège du support.

Prouver la remise : ce qu’un dossier doit pouvoir montrer

Les articles lus pour cette page n’imposent pas de mode de preuve de la remise elle-même. Reste un problème de dossier, qui se pose longtemps après, le jour où un client conteste ou lors d’un contrôle. Un dossier qui tient montre au minimum :

• le document tel qu’il était au jour de la remise : une version régénérée plus tard ne prouve pas ce que le client a reçu ;
• la date de la première remise, qui ne doit jamais être réécrite : une relance n’est pas une nouvelle remise, et ne doit pas faire croire à une remise plus tardive ;
• le canal : remise en main propre, courrier, e-mail ou signature électronique ;
• le fait que la remise a bien eu lieu : un envoi qui échoue n’est pas une remise, et la trace d’un envoi raté est pire que pas de trace du tout, parce qu’elle ferme la question alors que le client n’a rien reçu ;
• le choix du client quand le support n’est pas le papier (L. 521-6) ;
• l’historique des changements : quand les informations du cabinet évoluent, la version précédente et sa date de remise restent consultables.

Notre article sur le recueil des besoins pose le même principe : produire un document n’est pas le remettre, et les deux faits se datent séparément.

Cinq points à vérifier dans votre propre document

• L’identité et l’immatriculation : votre dénomination, votre adresse et votre numéro ORIAS, que le client peut contrôler sur le registre.
• La nature du conseil : exclusivité, absence d’exclusivité sans analyse d’un nombre suffisant de contrats, ou analyse impartiale et personnalisée. Cette dernière formule engage : elle suppose d’analyser un nombre suffisant de contrats (L. 521-2, II, 1°, c).
• La rémunération : honoraires, commission, autre ou combinaison et, si vous facturez des honoraires, leur montant ou leur méthode de calcul.
• La réclamation et la médiation : les coordonnées de votre service de réclamation, le médiateur compétent pour votre cabinet, les coordonnées de l’ACPR.
• Les liens financiers : à indiquer lorsqu’ils existent ; en indiquer clairement l’absence évite qu’une rubrique vide laisse croire à un oubli.

Ce que fait ACTUAL DATA

Dans ACTUAL DATA, le DER se génère depuis la fiche d’un prospect ou d’un client, pré-rempli, sous le nom « Document d’entrée en relation (DER) ». Les informations propres au cabinet viennent de ses paramètres : l’identité du cabinet, puis Paramètres › Informations réglementaires pour la nature du conseil et les partenaires, les liens financiers, la rémunération, la responsabilité civile professionnelle, la garantie financière et le médiateur. Pour une réclamation, le document renvoie aux coordonnées du cabinet portées en tête. Elles se saisissent une seule fois et se retrouvent à l’identique dans chaque document : les redemander à chaque génération exposerait à des versions divergentes du même engagement. Le document comporte aussi des rubriques communes à tous les cabinets, comme les conflits d’intérêts, le paiement des primes, la résiliation infra-annuelle ou la renonciation avec un modèle de lettre, et se termine par la mention « lu et approuvé » à faire précéder la signature du client.

Le logiciel ne produit pas un document faux. Si le nom du cabinet, son adresse, son numéro ORIAS, sa responsabilité civile professionnelle (assureur et numéro de contrat), la garantie financière d’un cabinet qui encaisse des fonds pour le compte de tiers, la liste des entreprises partenaires d’un cabinet qui déclare un conseil exclusif ou le nom du destinataire manquent, le DER ne sort pas : le message dit ce qui manque et comment le corriger. D’autres absences n’empêchent pas la production mais déclenchent un avertissement : aucune compagnie partenaire listée hors conseil exclusif, des honoraires déclarés sans grille, des coordonnées de médiateur laissées à leur valeur par défaut, l’adresse du destinataire inconnue.

La remise se fait depuis la fiche : télécharger ou imprimer, envoyer par e-mail à l’adresse de la fiche ou, avec la signature électronique, faire signer. Une remise faite autrement (en main propre, par courrier, par signature sur l’extranet de la compagnie ou par un e-mail envoyé hors du CRM) se déclare avec sa date et son canal, sans pouvoir être datée dans le futur. Une remise par signature électronique ne se déclare pas à la main : elle n’est tracée que lorsque la signature aboutit.

La trace s’écrit à plusieurs endroits : sur la pièce elle-même, avec sa date et son canal de départ ; dans l’historique de la fiche, une ligne par remise, relances comprises ; et, quand un recueil des besoins existe déjà pour cette fiche, dans la piste d’audit du recueil. La date de la première remise n’est jamais réécrite. Si l’envoi échoue, rien n’est tracé : le logiciel préfère l’absence de trace à une remise qui n’a pas eu lieu.

Ce que le logiciel ne fera jamais à votre place

Il vérifie que les mentions essentielles sont renseignées, pas qu’elles sont exactes. La nature de votre conseil, votre rémunération et vos liens financiers sont des déclarations du cabinet, et leur justesse engage le cabinet, quel que soit l’éditeur. Le choix du support et la vérification de l’adresse électronique du client, au sens de l’article R. 521-2, restent aussi des actes du cabinet. ACTUAL DATA ne rend personne conforme.

Transparence : ACTUAL DATA est éditée par un cabinet de courtage et vend un outil qui produit et trace ce document. Les éléments produit cités ont été relevés dans la version en production le 22 octobre 2026. Les textes cités (articles L. 521-2 et L. 521-6, R. 521-1 et R. 521-2 du Code des assurances, en vigueur depuis le 1ᵉʳ octobre 2018) ont été lus sur Légifrance le 22 octobre 2026. Cet article présente une méthode et un logiciel ; il ne constitue pas une consultation juridique sur votre situation.